HOE ORGANISEER JE EEN HARDLOOPWEDSTRIJD

Tientallen jaren geleden hoorde ik na een hardloopwedstrijd het volgende: “Deze wedstrijd was niet slecht georganiseerd, maar helemaal niet georganiseerd”. Er liep dus veel fout. In feite was er alleen een vergunning aangevraagd, een aankondiging verstuurd en waren de inschrijvingen verwerkt. De rest werd aan het toeval overgelaten. De aanwezige juryleden zouden het allemaal wel in goede banen leiden, maar dan moet je wel de middelen hebben. Kortom: bij de organisatie van een wedstrijd moet je met veel zaken rekening houden.

Waarom organiseer je een wedstrijd? Als atletiekclub wil je de leden meer bieden dan trainingen. De meeste clubs organiseren daarom per jaar meerdere wedstrijden: op de baan, de weg en in het veld. Of we organiseren iets vanwege een speciale gelegenheid, zoals een dorpsfeest. En natuurlijk ook omdat we ergens iets gezien of meegemaakt hebben en dat “thuis” ook eens willen proberen. Vooral wedstrijden op de weg of in de natuur zijn in trek. En als je dan nog een tot de verbeelding sprekende afstand op het programma zet, is succes bijna gegarandeerd.  

Zo’n afstand is dan meestal een halve marathon of zelfs een hele, maar is dat altijd verstandig. Vanaf 1973 organiseerde ik elk jaar in augustus een “halve marathon” door de binnenstad van Goes. Gemiddeld waren daar 80 deelnemers, maar dat waren wel allemaal behoorlijk getrainde lopers. Over de ongeveer 20 km ( halve marathon was toen nog geen officiële afstand ) op een loodzwaar parcours liep bijna iedereen een tijd onder de 1.30 uur. Nu is dat wel een beetje anders. Tijden boven de 2 uur zijn in massawedstrijden bijna standaard. Het is dus m.i. zinvol om veel wedstrijden over relatief korte afstanden te organiseren, zodat de massa sneller gaat lopen. Of moeten ze dan vooral anders trainen?

Organisaties die alleen blij zijn met veel lopers dragen niet bij aan een hoger niveau. Anderzijds moet je rekening houden met de wensen van lopers en daarin een compromis vinden. Ik probeer dat zo nu en dan met wedstrijden over een bepaalde tijd + rondje afmaken, zodat iedereen aan een volwaardige wedstrijd meedoet en toch ongeveer tegelijk klaar is. Dat kun je natuurlijk niet altijd doen, want wedstrijden over courante afstanden waar je een tijd kunt lopen blijven de basis voor de wedstrijden.

Nu ik min of meer stop met het organiseren van wedstrijden, kan ik natuurlijk nog wel adviezen geven voor het geval je ooit een wedstrijdje wil organiseren. Hieronder een opsomming van zaken waar je zeker aan moet denken bij het organiseren en ongetwijfeld ben ik nog wel iets vergeten.  

WAARAAN MOET JE DENKEN BIJ ORGANISATIE WEDSTRIJD:

1. Wat voor soort wedstrijd en afstand wil je organiseren? Pas op voor versnippering. Hou het bij organisaties eenvoudig met één niet te lange afstand en in sommige gevallen een jeugdloop. In de praktijk is er dikwijls weinig animo bij de jeugd vanwege andere verplichtingen.
2. Zoek een locatie voor een goed parcours en een accommodatie ( datum minstens 2 maanden van te voren afstemmen met eigenaar ) in de buurt van het parcours, die kan dienen als secretariaat, kleedgelegenheid, prijsuitreiking en om iets te consumeren.
3. Zoek een geschikte datum ( kalender is behoorlijk vol ).
4. Vraag een vergunning aan. Let op! Soms moet je bij meer instanties een vergunning aanvragen. Bij kleine wedstrijden ( minder dan 100 deelnemers en niet op locaties met verkeer ) volstaat dikwijls een melding. Daar heb ik de laatste tijd veel ervaring mee.
5. Benader medewerkers voor diverse functies ( Bij een nieuwe wedstrijd zeker doen voor de vergunningaanvraag, zodat je zeker bent dat deze mensen er ook zijn ). Hou er rekening mee dat je voor sommige medewerkers iets moet betalen. De meeste speakers vragen minstens € 50,-. En ook gekwalificeerde verkeersregelaars komen niet meer gratis. 
6. Schaf al je materiaal ruim op tijd aan ( dikwijls is het nodige aanwezig bij Jan Roose en/of een club ).
7. Meet het parcours nauwkeurig en bepaal precies waar start en finish zijn. Voor een certificaat moet je het parcours laten meten door de atletiekunie en dat kost geld. Met een geijkt meetwiel gaat het ook en neem dan voor de zekerheid 2 á 3 promille meer. Bij een cross of incourante afstand is exact meten minder belangrijk.
8. Bepaal of je inschrijfgeld vraagt en hoeveel en welke prijzen/herinneringen je geeft. Bestel die prijzen op tijd. Maak afspraken over het inschrijven, zoals wel of niet inschrijven ter plaatse.
9. Maak een uitnodiging/flyer en verspreidt deze. Maak je wedstrijd ook bekend via krant, allerlei sites, en moderne media waar ik geen verstand van heb.
10. Overweeg of je een verloting op startnummer organiseert na de wedstrijd.

WAT HEB JE OP DE WEDSTRIJDDAG ZEKER NODIG?

1. Materiaal uitzetten parcours: paaltjes, eventueel dranghekken, lint of nylonkoord ( minder windgevoelig ), bordjes met pijlen, matten, pilonnen, hamer, start- en finishdoek + koord en tiewraps, tape om start- en finishlijn te maken ( of een mat waarop je een lijn plakt ). Eventueel stoepkrijt bij wegwedstrijd.
2. Geluid, eventueel digitale klok en podium.
3. Tafeltje om bijvoorbeeld buiten bekers en andere prijsjes op te zetten.
4. Startnummers voorinschrijving. na-inschrijving en spelden.
5. Inschrijfstrookjes  na- inschrijving indien van toepassing.
6. Deelnemerslijst voorinschrijving.
7. Papier met instructies hardlopers en secretariaat.
8. Aankomstlijsten van alle wedstrijden als het handmatig gaat.
9. Rondentelformulier langere wedstrijd(en) met minimaal 3 ronden.
10. “Koektrommel” inschrijfgeld als dat van toepassing is.
11. Schaar, pennen, potloden, plakband.
12. Fluit en stopwatch. Grote wedstrijden werken met Race Result of Mylaps en zo’n systeem neemt veel van het bovenstaande over.
13. Prijzen als dat van toepassing is
14. Enveloppen met vergoeding en consumptiebonnen medewerkers.

Natuurlijk heb je dit niet allemaal nodig. Dat hangt van de wedstrijd af. Soms is het een beetje ouderwets, maar voor kleinschalige wedstrijden werkt het prima en hoef je de grote middelen met een chip in het startnummers niet in te zetten. Ik probeer verder altijd parcoursen te vinden waar ik zo weinig mogelijk moet uitzetten. Het Abbekindersebos en rond de Stelleplas zijn daar goede voorbeelden van. Bij de cross in het Kapelsebos hadden we echter altijd veel werk vanwege de passage over de heuvels. Daar moet je dus rekening mee houden als organisator.

En wat je zeker nodig hebt, zijn voldoende deelnemers. In principe heb je met 2 deelnemers een wedstrijd, maar dat is niet de bedoeling. Onvoldoende deelnemers betekent geen wedstrijd en helaas heb ik daar ervaring mee. Of je blij moet zijn met een grote massa, waarvan een deel helemaal niet bezig is met een wedstrijd en soms hinderlijk in de weg loopt, is een andere kwestie. Er zijn echter genoeg minder snelle lopers, die wel proberen zichzelf te verbeteren en die moet je ook wedstrijdgelegenheid bieden.

Ik krijg het niet meer voor elkaar om hardlopers te interesseren voor serieuze wedstrijden. Een groot deel doet liever mee aan “Gebakkenlucht wedstrijden” waar ze een flink bedrag aan inschrijfgeld moeten betalen en na een paar jaar zie je deze lopers niet meer. “Een gratis wedstrijd kan natuurlijk nooit iets zijn en zeker niet als iedereen een prijsje krijgt en de besten soms zelfs geldprijzen”. Het klinkt verbitterd en dat ben ik ook. De tijd zal uitwijzen of ik met mijn visie gelijk had. Foto AV’56: materiaal om een wedstrijd te organiseren heb ik voldoende.